Aufbewahrungsfristen 2025: Komplette Tabelle für Unternehmen & Privat
Wie lange müssen Rechnungen, Kontoauszüge und Steuerunterlagen aufbewahrt werden? Hier finden Sie die vollständige Übersicht aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die wichtigsten Regeln auf einen Blick
- 10 Jahre: Alle buchungsrelevanten Belege (Rechnungen, Kontoauszüge, Bilanzen)
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe und Korrespondenz
- Fristbeginn: Immer zum Jahresende, nicht ab Dokumentdatum
- Digital = Papier: Gleiche Fristen bei GoBD-konformer Archivierung
- Vorzeitige Vernichtung kann zu Steuerschätzungen führen
10 Jahre Aufbewahrung
Buchungsrelevante Unterlagen nach § 147 AO
| Dokumenttyp | Details / Beispiele |
|---|---|
| Jahresabschlüsse | Bilanz, GuV, Anhang |
| Buchungsbelege | Rechnungen (Ein- & Ausgang) |
| Inventare | Bestandsverzeichnisse |
| Eröffnungsbilanz | Bei Unternehmensgründung |
| Kontoauszüge | Alle Bankkonten |
| Lohnunterlagen | Lohnabrechnungen, Lohnkonten |
| Steuerbescheide | Einkommensteuer, Umsatzsteuer |
| Zollbelege | Import/Export-Dokumente |
| Kassenbücher | Bargeschäfte |
| Handelsbücher | Journal, Hauptbuch |
Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2024 muss bis zum 31.12.2034 aufbewahrt werden (Frist beginnt am 31.12.2024).
6 Jahre Aufbewahrung
Geschäftliche Korrespondenz nach § 257 HGB
| Dokumenttyp | Details / Beispiele |
|---|---|
| Geschäftsbriefe | Empfangen und gesendet |
| Lieferscheine | Wenn keine Buchungsbelege |
| Angebote | Die zu Aufträgen führten |
| Auftragsbestätigungen | Alle Kundenprojekte |
| Versandpapiere | Frachtbriefe, Packzettel |
| Mahnungen | Gesendete und erhaltene |
| Verträge | Nach Ablauf der Vertragslaufzeit |
| Handelsregisterauszüge | Gesellschaftsverträge |
Was tun mit Ihren Dokumenten?
Frist abgelaufen?
Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können und sollten datenschutzkonform vernichtet werden. Wir übernehmen das für Sie – mit Zertifikat.
Zur AktenvernichtungFrist läuft noch?
Dokumente mit langer Restlaufzeit können Sie kostengünstig in unserem klimatisierten Bunker einlagern – günstiger als jeder Büro-Quadratmeter.
Zur AktenlagerungOder direkt digital archivieren für schnellen Zugriff:
Zur DigitalisierungFür Privatpersonen
Empfohlene Aufbewahrungsfristen im privaten Bereich
| Dokument | Aufbewahrung | Hinweis |
|---|---|---|
| Kaufbelege für Gewährleistung | 2 Jahre | Ab Kaufdatum |
| Handwerkerrechnungen | 2-5 Jahre | Für Mängelansprüche |
| Kontoauszüge privat | 3-4 Jahre | Für Rückfragen |
| Gehaltsabrechnungen | Bis zur Rente | Für Rentenberechnung |
| Versicherungspolicen | Vertragslaufzeit + 3 Jahre | Nach Kündigung |
| Mietverträge | 3 Jahre nach Auszug | Verjährungsfrist |
| Arztrechnungen | 5 Jahre | Bei Selbstzahlung |
| Steuererklärungen | 4 Jahre | Ab Bescheiddatum |
Tipp: Gehaltsabrechnungen sollten Sie bis zur Rente aufbewahren – sie dienen als Nachweis für Ihre Beitragszeiten bei der Rentenversicherung.
Gesetzliche Grundlagen
§ 147 Abgabenordnung (AO)
Regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen. Gilt für alle Steuerpflichtigen, die Bücher führen müssen oder freiwillig führen.
§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
Legt die Aufbewahrungsfristen für Kaufleute fest. Handelsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege und Bilanzen: 10 Jahre.
GoBD
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung regeln, wie elektronische Dokumente aufzubewahren sind: unveränderbar, maschinell lesbar, jederzeit verfügbar.
DSGVO
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Zweck erfordert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht eine Löschpflicht.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wir helfen bei der Umsetzung
Ob Einlagern, Digitalisieren oder Vernichten: Wir finden die passende Lösung für Ihre Dokumente. Kostenlos und unverbindlich.
Oder rufen Sie uns direkt an:
+49 9365 / 82923-84