Aufbewahrungsfristen 2026: Komplette Tabelle für Unternehmen & Privat
Wie lange müssen Rechnungen, Kontoauszüge und Steuerunterlagen aufbewahrt werden? Hier finden Sie die vollständige Übersicht — mit der wichtigsten Änderung der letzten Jahre: Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren, nicht mehr zehn.
Die wichtigsten Regeln auf einen Blick
- 8 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge — seit 01.01.2025 verkürzt von 10 Jahren
- 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Verträge und sonstige steuerrelevante Unterlagen
- Fristbeginn: immer zum Jahresende, nicht ab Dokumentdatum
- Digital wie Papier: gleiche Fristen bei GoBD-konformer Archivierung
- Läuft eine Prüfung, verlängert sich die Pflicht unabhängig von der Regelfrist
8 Jahre Aufbewahrung
Buchungsbelege — seit 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt
Neu seit 2025: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG von zehn auf acht Jahre gesenkt. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war — damit sind zwei komplette Jahrgänge frei geworden. Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute greift die Verkürzung ein Jahr später.
| Dokumenttyp | Details / Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Buchungsbelege | Jeder Belegs, der einer Buchung zugrunde liegt — § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | Auch als Buchungsbeleg — die Frist wurde parallel verkürzt — § 14b Abs. 1 UStG |
| Kontoauszüge | Als Buchungsbeleg für Zahlungsvorgänge — § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Quittungen und Kassenbelege | Einzelbelege zu Bargeschäften — § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | Als Buchungsbeleg. Achtung: sozialversicherungsrechtlich gelten eigene, teils längere Fristen — § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Bewirtungs- und Reisekostenbelege | Einzelbelege zur Betriebsausgabe — § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
10 Jahre Aufbewahrung
Bücher, Abschlüsse und Organisationsunterlagen — von der Verkürzung 2025 nicht betroffen
| Dokumenttyp | Details / Beispiele |
|---|---|
| Jahresabschlüsse | Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht — § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Eröffnungsbilanz | Bei Gründung oder Rechtsformwechsel — § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Handels- und Geschäftsbücher | Journal, Hauptbuch, Nebenbücher, Kassenbücher — § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Inventare | Bestandsverzeichnisse zum Abschlussstichtag — § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | Soweit sie zum Verständnis der Bücher nötig sind — dazu gehört die GoBD-Verfahrensdokumentation — § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Zollunterlagen | Ein- und Ausfuhrbelege, Zollanmeldungen — § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO |
Beispiel: Ein Jahresabschluss, der 2026 festgestellt wurde, ist bis zum 31.12.2036 aufzubewahren — die Frist beginnt am 31.12.2026. Die Rechnungen, aus denen er entstanden ist, dürfen dagegen bereits ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden.
6 Jahre Aufbewahrung
Korrespondenz, Verträge und sonstige steuerrelevante Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO
| Dokumenttyp | Details / Beispiele |
|---|---|
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe | Auch E-Mails mit Geschäftsbezug — § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen — § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB |
| Lieferscheine | Sofern kein Buchungsbeleg. Dient der Lieferschein als Rechnungsersatz, gelten 8 Jahre — § 147 Abs. 1 Nr. 2/3 AO |
| Verträge | Frist läuft ab Ende der Vertragslaufzeit, nicht ab Abschluss — § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Versand- und Frachtpapiere | Frachtbriefe, Packzettel, Speditionsaufträge — § 147 Abs. 1 Nr. 2/3 AO |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | Kalkulationsunterlagen, Preislisten, Betriebsprüfungsberichte — § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Einzelne Unterlagen im Detail
Diese Übersicht beantwortet die Frage für den Regelfall. Wo es auf Feinheiten ankommt — etwa bei Personalakten mit ihrer DSGVO-Löschpflicht oder bei Lieferscheinen, deren Frist von ihrer Funktion abhängt — steht die Antwort im jeweiligen Beitrag.
Rechnungen: 8 Jahre statt 10
Fristbeginn, Branchenausnahmen und die Pflicht für Privatpersonen bei Bauleistungen.
Steuerunterlagen
Die Zuordnung zu 10, 8 und 6 Jahren — und die Festsetzungsfrist, die alles überlagert.
Personalakten
Fristen von 2 bis 40 Jahren und der Konflikt mit der Löschpflicht.
Kontoauszüge
8 Jahre im Betrieb, 3 Jahre privat — und warum Online-Banking kein Archiv ist.
Lieferscheine
6 oder 8 Jahre, je nach Funktion — plus die Erleichterung seit 2017.
Privatpersonen
Die drei echten Pflichten und die Liste, die dauerhaft bleiben muss.
GoBD
Die Regeln, nach denen digitale Belege überhaupt anerkannt werden.
DIN 66399
Welche Sicherheitsstufe die Vernichtung nach Fristablauf braucht.
Was tun mit Ihren Dokumenten?
Frist abgelaufen?
Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können und sollten datenschutzkonform vernichtet werden. Wir vermitteln Betriebe, die nach DIN 66399 arbeiten und ein Vernichtungszertifikat ausstellen.
Zur AktenvernichtungFrist läuft noch?
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Zur DigitalisierungFür Privatpersonen
Empfohlene Aufbewahrungsfristen im privaten Bereich
| Dokument | Aufbewahrung | Hinweis |
|---|---|---|
| Kaufbelege für Gewährleistung | 2 Jahre | Ab Übergabe der Sache; bei Garantie so lange wie zugesagt |
| Handwerkerrechnungen | 5 Jahre (Bauleistungen), sonst 2 Jahre | Bei Arbeiten an Grundstücken müssen Privatpersonen die Rechnung 2 Jahre aufbewahren — Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit |
| Kontoauszüge privat | 3 Jahre | Als Zahlungsnachweis bis zum Ende der Regelverjährung |
| Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise | bis zum Rentenbescheid | Lücken im Versicherungsverlauf lassen sich nur damit schließen |
| Steuerbescheide und Steuererklärungen | mindestens 4 Jahre, besser dauerhaft | Wer Verluste vorträgt oder Werbungskosten nachweisen muss, braucht sie länger |
| Mietverträge und Übergabeprotokolle | 3 Jahre nach Auszug | Für Streit um Kaution und Nebenkosten |
| Ärztliche Unterlagen bei Selbstzahlung | 3 Jahre | Bei chronischen Erkrankungen deutlich länger sinnvoll |
| Urkunden: Geburt, Heirat, Zeugnisse, Erbschein, Grundbuch | dauerhaft | Nie vernichten — Wiederbeschaffung ist teuer oder unmöglich |
Tipp: Gehaltsabrechnungen sollten Sie bis zur Rente aufbewahren – sie dienen als Nachweis für Ihre Beitragszeiten bei der Rentenversicherung.
Gesetzliche Grundlagen
§ 147 Abgabenordnung (AO)
Regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen. Gilt für alle Steuerpflichtigen, die Bücher führen müssen oder freiwillig führen.
§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
Legt die Aufbewahrungsfristen für Kaufleute fest. Handelsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege: 8 Jahre. Bücher und Bilanzen: 10 Jahre.
GoBD
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung regeln, wie elektronische Dokumente aufzubewahren sind: unveränderbar, maschinell lesbar, jederzeit verfügbar.
DSGVO
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Zweck erfordert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht eine Löschpflicht.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
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