Aufbewahrungsfristen berechnen
Tabellen beantworten die Frage „wie lange“. Sie beantworten selten die Frage, die tatsächlich vor dem Regal ansteht: Darf dieser Ordner jetzt weg? Genau das rechnet dieses Werkzeug aus — mit Rechtsgrundlage und auf dem Stand nach der Verkürzung für Buchungsbelege von 2025.
Frist berechnen
Unterlage auswählen, Jahr angeben — Sie erhalten den Fristbeginn, das Fristende und den Tag, ab dem vernichtet werden darf.
Eingangsrechnung · 8 Jahre
Aufbewahren bis 31.12.2026
- Fristbeginn
- 31.12.2018
- Fristende
- 31.12.2026
- Vernichtung möglich ab
- 01.01.2027
Noch 1 Jahr aufzubewahren, gerechnet ab 2026.
Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b UStG
Seit 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Noch aufbewahrungspflichtig — zwei Wege
Unterlagen, in denen gesucht wird, gehören digitalisiert. Bestände, die nur wegen der Frist existieren, sind eingelagert günstiger — abgerechnet wird pro laufendem Meter und Monat.
Die Berechnung läuft vollständig in Ihrem Browser. Es werden keine Angaben übertragen oder gespeichert. Ergebnis ohne Gewähr und keine Steuerberatung — bei laufender Prüfung, offener Steuerfestsetzung oder einem Rechtsstreit gilt die Frist länger.
Warum die Frist erst zum Jahresende beginnt
Der häufigste Rechenfehler im Archiv ist das Belegdatum. Nach § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB beginnt die Frist nicht mit dem Tag, an dem die Unterlage entstanden ist, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom Januar und eine vom Dezember desselben Jahres werden also gleich behandelt.
Daraus folgt eine Eigenheit, die bei der Planung von Regalfläche regelmäßig unterschätzt wird: Bei acht Jahren Frist stehen neun Jahrgänge im Archiv, weil der laufende noch nicht zählt. Wer 250 laufende Meter lagert, zahlt für rund 28 Meter davon nur wegen dieses Effekts.
Der Rechner nimmt Ihnen diese Umrechnung ab. Für welchen Bezug gezählt wird, hängt von der Unterlage ab: bei Belegen das Jahr der Entstehung, bei Verträgen das Ende der Laufzeit, bei Personalakten das Jahr des Austritts, bei Patientenakten der Abschluss der Behandlung.
Was der Rechner abdeckt
Enthalten sind rund 35 Unterlagenarten aus 6 Bereichen — von der Eingangsrechnung über das Kassenbuch bis zu Sonderfällen mit sehr langen Fristen wie Patientenakten, Bauunterlagen oder dem Expositionsverzeichnis nach der Gefahrstoffverordnung. Die Fristen stammen aus derselben Datenbasis wie die Übersicht der Aufbewahrungsfristen, es gibt keine zweite Liste, die auseinanderlaufen könnte.
Eine Grenze hat das Werkzeug aber: Es kennt Ihre Lage nicht. Läuft eine Außenprüfung, ist eine Steuerfestsetzung noch offen oder droht ein Rechtsstreit, verlängert sich die Pflicht unabhängig von jeder Regelfrist — nachzulesen unter Steuerunterlagen und Festsetzungsfrist.
Vor der großen Aufräumaktion
Sortieren Sie zuerst nach Jahrgängen und prüfen Sie erst dann, was digitalisiert werden muss. Was aus der Frist gefallen ist, muss nicht gescannt werden — das spart oft mehr als jede Preisverhandlung. Durch die Verkürzung auf acht Jahre sind seit 2025 zwei komplette Jahrgänge frei geworden.
Angebote für den Restbestand vergleichenHäufige Fragen
- Wie rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner?
- Er zählt die gesetzliche Frist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der letzte Eintrag erfolgte oder der Vertrag endete (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung aus 2026 hat damit Fristbeginn am 31.12.2026, Fristende am 31.12.2034 und darf ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden.
- Warum stehen für Rechnungen acht statt zehn Jahre?
- Weil das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt hat — § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG wurden gleichzeitig geändert. Sie gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
- Werden meine Eingaben gespeichert?
- Nein. Die Berechnung läuft vollständig im Browser, es wird nichts übertragen und nichts gespeichert. Der Rechner funktioniert ohne Anmeldung und ohne Angabe von Kontaktdaten.
- Kann ich mich auf das Ergebnis verlassen?
- Es gibt die Regelfrist korrekt wieder, ersetzt aber keine Prüfung des Einzelfalls. Unabhängig von der Regelfrist dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, solange sie für eine Steuerfestsetzung bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) — etwa bei einer begonnenen Außenprüfung, einer vorläufigen Festsetzung oder einem anhängigen Rechtsbehelf.
- Welche Unterlagen deckt der Rechner ab?
- Rund 35 Unterlagenarten aus sechs Bereichen: Belege, Bücher und Abschlüsse, Korrespondenz, Personalunterlagen, Sonderfälle mit langen Fristen wie Patientenakten oder Bauunterlagen sowie private Unterlagen. Zu jeder Art wird die Rechtsgrundlage genannt.
Wer diesen Beitrag verantwortet
Daniel Werner
Inhaber von archivieren.org, 97222 Rimpar
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV. archivieren.org vermittelt seit März 2026 Anfragen für Digitalisierung, Lagerung und Vernichtung an Dienstleister — die Beiträge entstehen aus den Rückfragen, die dabei regelmäßig auftauchen.
Keine Rechts- oder Steuerberatung
archivieren.org ist kein Steuerberater und keine Kanzlei. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein wieder. Ob in Ihrem Fall eine längere Frist gilt — etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Rechtsstreits oder einer offenen Steuerfestsetzung — klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Verwendete Quellen
- § 147 AO
- § 257 HGB
- § 14b Abs. 1 UStG
- § 41 EStG
- § 195 BGB
- § 630f BGB
- § 74 GmbHG
- § 14 GefStoffV
Zuletzt inhaltlich geprüft am 29. Juli 2026. Fehler oder veraltete Angaben bitte an anfrage@archivieren.org melden — sie werden korrigiert. Wie wir arbeiten und wovon wir leben, steht auf der Faktenseite.
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