Rechtsstand 29.07.2026
Wissen rund um Akten, Fristen und Archivierung
Zwei Werkzeuge und dreiundzwanzig Ratgeber zu den Fragen, die vor jeder Digitalisierung, jeder Einlagerung und jeder Vernichtung geklärt sein müssen. Ohne Werbeversprechen, mit Rechtsgrundlage an jeder Frist und durchgängig auf dem Stand nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz — das seit 2025 für Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre vorschreibt.
Werkzeuge
Rechnen und erstellen statt nachlesen — beides läuft im Browser, ohne Anmeldung und ohne Übertragung von Angaben.
Kosten und Räumung
Was die drei Wege wirklich kosten — mit Rechenbeispielen am selben Bestand statt reiner „ab“-Werte.
Was kostet Aktendigitalisierung?
Preis pro Seite, Umrechnung auf Ordner, alle Kostentreiber und der Vergleich der drei Wege an einem Bestand.
Was kostet Aktenlagerung?
Preis pro laufendem Meter, die oft fehlenden Nebenkosten und ab wann Lagern teurer wird als Digitalisieren.
Was kostet Aktenvernichtung?
Container, Abholung oder Vor-Ort-Service — mit Rechenbeispielen pro Ordner und der Rolle der Sicherheitsstufe.
Archivräumung: Ablauf und Reihenfolge
Wenn ein ganzer Raum leer werden muss: die Reihenfolge, die Geld spart, und was 2026 wegdarf.
Aufbewahrungsfristen
Was wie lange bleiben muss — auf dem Rechtsstand nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.
Aufbewahrungsfristen: die komplette Übersicht
Welche Unterlagen 10, 8 oder 6 Jahre bleiben müssen — mit Tabellen für Gewerbe und Privat und dem Fristbeginn zum Jahresende.
Rechnungen: 8 Jahre statt 10
Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine kürzere Frist. Was das praktisch bedeutet und wo die Ausnahmen liegen.
Steuerunterlagen richtig aufbewahren
Welche Unterlagen das Finanzamt bei einer Prüfung sehen will, welche Frist jeweils gilt und wann die Festsetzungsfrist alles überlagert.
Personalakten: Aufbewahren und Löschen
Der Zielkonflikt zwischen Aufbewahrungspflicht und DSGVO-Löschpflicht — Frist für Frist aufgeschlüsselt.
Kontoauszüge: Firma und privat
8 Jahre im Unternehmen, 3 Jahre privat — und warum der Online-Banking-Zugriff kein Ersatz für ein Archiv ist.
Lieferscheine: 6 oder 8 Jahre?
Es kommt darauf an, ob der Lieferschein ein Buchungsbeleg ist. Die Unterscheidung, mit Beispielen.
Lohnunterlagen: 2 bis 30 Jahre
Vier Rechtsgebiete, vier Zählweisen — und die Sozialversicherungsfrist, die kein festes Ende hat.
Patientenakten: 10 bis 30 Jahre
Zehn Jahre nach der Behandlung — außer bei Strahlentherapie und Blutprodukten. Und das Zwei-Schrank-Modell bei Praxisaufgabe.
Privatpersonen: was wirklich aufbewahrt werden muss
Für Privatleute gibt es fast keine Pflicht — aber einige teure Ausnahmen. Und eine Liste, die nie in den Müll darf.
GoBD und Digitalisierung
Die Regeln, nach denen digitale Belege steuerlich anerkannt werden.
GoBD: Was hinter der Abkürzung steckt
Die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums, wen sie betreffen, die zehn Kernanforderungen und was bei Verstößen passiert.
Revisionssichere Archivierung
Die fünf Eigenschaften, die ein Archiv über die ganze Frist braucht — und woran das Netzlaufwerk scheitert.
E-Rechnungen archivieren
Bei XRechnung und ZUGFeRD ist der XML-Teil das Original. Was das für die Ablage bedeutet.
Papierloses Büro
Warum die Umstellung am Altbestand scheitert und welche vier Bausteine es wirklich braucht.
GoBD-konform archivieren
Wie eine Digitalisierung aussehen muss, damit die Papieroriginale weg dürfen — und welche Unterlagen trotzdem bleiben.
Kassennachschau
Unangekündigt, ohne Anordnung: was der Prüfer darf, was bereitliegen muss und wann daraus eine Betriebsprüfung wird.
Verfahrensdokumentation: Aufbau und Muster-Gliederung
Die vier Teildokumentationen, was in jede gehört, und warum sie bei einer Prüfung als Erstes verlangt wird.
Vernichtung und Datenschutz
Wie Unterlagen datenschutzkonform aus der Welt kommen.
Löschkonzept nach DSGVO
Vier Spalten, eine Regel: Bei mehreren Fristen gilt die längste. Mit Muster-Tabelle und den fünf häufigsten Fehlern.
Vernichtungszertifikat: Pflichtangaben
Was darauf stehen muss, damit es als DSGVO-Nachweis taugt — mit Muster als Prüfvorlage.
DIN 66399: alle Schutzklassen und Sicherheitsstufen
P, H, O, T und E vollständig als Tabelle — welche Stufe für welche Unterlagen nötig ist und was die DSGVO dazu verlangt.
Wenn die Akten weg sollen
Sobald klar ist, was bleiben muss und was gehen darf, geht es um die Umsetzung. Für alle drei Wege vermitteln wir Angebote geprüfter Dienstleister — kostenlos und unverbindlich.