E-Rechnung archivieren: acht Jahre, und das XML ist das Original

Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland begegnen Ihnen zwei Umsetzungen: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML.

Die Empfangspflicht gilt sofort und für alle. Die Pflicht zum Versand läuft gestaffelt an: Sie hängt am Vorjahresumsatz, und die Übergangsfristen enden bis Ende 2027. Für die Archivierung ist der Unterschied unerheblich — sobald eine E-Rechnung im Haus ist, muss sie richtig aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob Sie selbst schon elektronisch fakturieren.

Welcher Teil das Original ist

Das ist die Frage, an der die meisten Archive scheitern. Bei einer E-Rechnung ist der **strukturierte XML-Teil** das Original — nicht die lesbare Darstellung. Der Grund steht in den GoBD: Was maschinell auswertbar eingegangen ist, muss maschinell auswertbar bleiben. Wer nur die Sichtfassung aufbewahrt, hat das Original vernichtet.

Der praktische Fehler bei ZUGFeRD ist unauffällig und folgenschwer: Manche Programme öffnen die Datei, erzeugen eine neue PDF-Ansicht und speichern diese ab — der eingebettete XML-Teil fällt dabei weg. Die Datei sieht danach aus wie vorher, ist aber keine E-Rechnung mehr. Prüfen Sie stichprobenweise, ob Ihre archivierten Dateien den Anhang noch enthalten.

Wie lange E-Rechnungen aufbewahrt werden

Acht Jahre. E-Rechnungen sind Buchungsbelege wie jede andere Rechnung, und für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 die verkürzte Frist aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz — § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG wurden gleichzeitig geändert. Vorher waren es zehn Jahre.

Die Einzelheiten zum Fristbeginn und zur Übergangsregelung für Kredit- und Versicherungsinstitute stehen im Beitrag zur Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Für E-Rechnungen gilt dasselbe — die Form ändert die Frist nicht.

Anforderungen an das Archiv

Weil das Original eine Datei ist, verschiebt sich die Aufgabe von der Papierlogistik zur IT. Fünf Punkte entscheiden darüber, ob die Aufbewahrung hält:

1. Der strukturierte Datenteil bleibt unverändert erhalten — bei ZUGFeRD zusammen mit der Sichtfassung in einer Datei.
2. Die Datei ist unveränderbar abgelegt, Änderungen sind ausgeschlossen oder protokolliert.
3. Beleg und Buchung sind einander zuordenbar, üblicherweise über eine eindeutige Belegnummer.
4. Der Datenzugriff für eine Prüfung ist möglich, auch als Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO.
5. Der Weg der E-Rechnung vom Eingang bis zur Löschung steht in der Verfahrensdokumentation.

Was ein Archiv darüber hinaus können muss, damit es den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen genügt, steht unter revisionssichere Archivierung. Für E-Rechnungen kommt nur eine Besonderheit hinzu: die Pflicht, den XML-Teil nicht zu verlieren.

Wenn Papier und E-Rechnung nebeneinander laufen

In der Übergangszeit haben viele Betriebe beides: Papierbelege aus Jahrzehnten im Keller und E-Rechnungen im Postfach. Das ist kein Widerspruch, verlangt aber zwei getrennte Antworten, weil die Anforderungen unterschiedlich sind.

Für den Papierbestand ist die erste Frage nicht die Technik, sondern die Frist: Was aus der Aufbewahrungsfrist gefallen ist, muss nicht digitalisiert werden und kann direkt vernichtet werden — durch die Verkürzung auf acht Jahre sind zwei komplette Jahrgänge frei geworden. Was bleibt, wird entweder gescannt oder eingelagert, je nachdem, ob darin gesucht wird. Für den Vergleich beider Wege stehen Akten digitalisieren lassen und Aktenlagerung bereit.

Für den digitalen Zulauf gilt dagegen: Ablageweg festlegen, XML-Teil sichern, Ablage unveränderbar machen, Dokumentation ergänzen. Das ist einmalige Einrichtungsarbeit und danach Routine — anders als der Papierberg, der einmalig aufgelöst werden muss.