Was eine Verfahrensdokumentation ist
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und irgendwann vernichtet werden. Sie ist die Betriebsanleitung zu Ihrer Buchführung — geschrieben für jemanden, der Ihr Unternehmen nicht kennt.
Rechtlich hängt sie am Grundsatz der Nachvollziehbarkeit: Nach § 145 Abs. 1 AO muss sich ein Dritter in angemessener Zeit in die Buchführung einarbeiten und die Geschäftsvorfälle verfolgen können. Bei elektronischer Verarbeitung ist das ohne Beschreibung des Verfahrens praktisch unmöglich — daher die Dokumentationspflicht. Die GoBD führen das in den Randziffern 151 bis 155 aus. Die Grundsätze dahinter erklärt der Beitrag zu den GoBD.
Wer eine Verfahrensdokumentation braucht
Jeder, der steuerrelevante Unterlagen elektronisch verarbeitet oder aufbewahrt. Das trifft praktisch jedes Unternehmen, auch das kleinste — der Umfang unterscheidet sich, nicht die Pflicht.
Der Umfang richtet sich nach dem, was im Betrieb tatsächlich passiert, nicht nach seiner Größe. Ein Einzelunternehmer mit Kassensystem hat mehr zu dokumentieren als eine GmbH, die alle Belege per E-Mail bekommt und an die Kanzlei weiterleitet. Die folgende Übersicht zeigt vier typische Konstellationen und was in jeder davon mindestens beschrieben sein muss.
| Situation | Was mindestens dokumentiert sein muss |
|---|---|
| Einzelunternehmen, Belege per Mail, Buchhaltung beim Steuerberater | Wie Belege eingehen, wo sie liegen, wie sie zum Steuerberater kommen, wer Zugriff hat |
| Papierbelege werden gescannt und danach vernichtet | Zusätzlich eine Scan-Anweisung: wer scannt, mit welchen Einstellungen, wie geprüft wird, wann vernichtet wird |
| Kassensystem im Einsatz | Zusätzlich die Kassen-Verfahrensdokumentation samt Bedienungsanleitung, Programmierprotokollen und Stammdatenänderungen |
| Dokumentenmanagementsystem oder Archivsoftware | Zusätzlich Systembeschreibung, Rechte- und Rollenkonzept, Protokollierung, Datensicherung |
| E-Rechnungen im Empfang | Zusätzlich, wie XML und Sichtformat gemeinsam archiviert und maschinell auswertbar gehalten werden |
Die vier Teildokumentationen
Bewährt hat sich die Gliederung in vier Teile. Sie ist nicht vorgeschrieben, entspricht aber der Erwartung von Prüfern und der Empfehlung der Fachverbände.
Die Vierteilung ist keine Vorschrift, sondern eine Konvention — sie stammt aus den Empfehlungen der Fachverbände und hat sich durchgesetzt, weil Prüfer sie erwarten. Wer anders gliedert, macht nichts falsch, muss aber damit rechnen, dass im Prüfungsgespräch länger gesucht wird.
In der Praxis ist der zweite Teil der wertvollste, obwohl er am wenigsten technisch klingt. Die Anwenderdokumentation beschreibt, was Menschen tatsächlich tun — und genau dort weichen Anspruch und Wirklichkeit am häufigsten voneinander ab. Wer diesen Teil ehrlich schreibt, findet dabei regelmäßig Lücken, die vorher niemandem aufgefallen sind.
| Teil | Frage, die er beantwortet | Typische Inhalte |
|---|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Worum geht es in diesem Unternehmen? | Geschäftstätigkeit, Organisation, Standorte, verantwortliche Personen, Überblick über die eingesetzten Systeme |
| Anwenderdokumentation | Wie arbeiten die Menschen mit dem System? | Arbeitsanweisungen, Belegwege, Freigabeschritte, Vertretungsregeln, Schulungsstand |
| Technische Systemdokumentation | Wie funktioniert die Technik? | Software und Versionen, Schnittstellen, Datenbank, Speicherorte, Datensicherung, Protokollierung, Aufbewahrungsfunktionen |
| Betriebsdokumentation | Wie wird der Betrieb sichergestellt? | Zugriffsrechte, Änderungshistorie, Notfallkonzept, Wartung, Auslagerung an Dienstleister mit Verträgen |
Gliederung, mit der Sie sofort anfangen können
Diese Struktur deckt die vier Teile ab. Wer sie von oben nach unten durchgeht und jeweils zwei bis fünf Sätze schreibt, hat am Ende eine belastbare Erstfassung.
Die folgende Gliederung ist keine Vorschrift, sondern eine Arbeitshilfe. Wer sie von oben nach unten durchgeht und zu jedem Punkt zwei bis fünf Sätze schreibt, hat nach einem Nachmittag eine Fassung, die einer Prüfung standhält — und die man später ergänzen kann, statt sie neu zu schreiben. Wichtiger als Vollständigkeit im ersten Anlauf ist, dass jeder Satz den tatsächlichen Ablauf beschreibt.
- Deckblatt: Unternehmen, Gültigkeitszeitraum, Version, Datum, verantwortliche Person, Unterschrift.
- Änderungshistorie: Tabelle mit Version, Datum, Änderung, Verantwortlicher. Der wichtigste Teil — er belegt, dass die Dokumentation gelebt wird.
- Unternehmen und Organisation: Geschäftstätigkeit, Rechtsform, Mitarbeiterzahl, Standorte, Zuständigkeiten für Buchhaltung und IT.
- Übersicht der Belegarten: Für jede Art (Eingangsrechnung Papier, Eingangsrechnung PDF, E-Rechnung, Kassenbeleg, Kontoauszug, Vertrag) der Weg von Eingang bis Archiv.
- Belegeingang und Erfassung: Wer nimmt Belege an, wie werden sie gegen Verlust gesichert, wann werden sie erfasst, wie werden sie eindeutig gekennzeichnet (Belegnummernkreise).
- Scanprozess bei ersetzendem Scannen: Gerät, Auflösung, Farbe oder Schwarz-Weiß, Dateiformat, Prüfung auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, Behandlung mangelhafter Scans, Zeitpunkt und Art der Vernichtung der Originale.
- Verarbeitung und Buchung: Eingesetzte Software, Kontenrahmen, Freigabewege, Umgang mit Korrekturen und Stornos.
- Archivierung: Speicherort, Format der Archivkopie, Sicherstellung der Unveränderbarkeit, Protokollierung, Wiederherstellbarkeit, Umgang mit Systemwechseln.
- Datenzugriff für die Prüfung: Wer stellt Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff bereit und wie.
- Aufbewahrung und Löschung: Fristen je Belegart, Verfahren zur Löschung nach Fristablauf, Zusammenspiel mit dem DSGVO-Löschkonzept.
- Internes Kontrollsystem: Zugriffsrechte, Funktionstrennung, Stichprobenkontrollen, wie Verstöße auffallen.
- Ausgelagerte Prozesse: Steuerberatung, Scan-Dienstleister, Rechenzentrum — mit Verträgen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen als Anlage.
- Anlagen: Arbeitsanweisungen, Screenshots, Rechte-Matrix, Verträge, Herstellerbeschreibungen.
Der Sonderfall: ersetzendes Scannen
Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten will, braucht dafür den ausführlichsten Teil der Dokumentation. Die GoBD verlangen in Randziffer 140, dass der Vorgang organisatorisch geregelt ist. Ohne diese Regelung ist die Vernichtung der Originale riskant, weil die bildliche Übereinstimmung im Streitfall nicht belegt werden kann.
- Wer darf scannen, wer prüft — bei sensiblen Belegen im Vier-Augen-Prinzip
- Welche Belege werden gescannt, welche ausdrücklich nicht
- Technische Vorgaben: mindestens 300 dpi, Farbe wenn farbige Angaben rechtlich bedeutsam sind (Sichtvermerke, Unterschriften, Stempel)
- Wie wird geprüft, dass jede Seite vollständig und lesbar erfasst ist
- Was passiert mit fehlerhaften Scans und wie wird nachgearbeitet
- Wann werden die Originale vernichtet — und in welcher Sicherheitsstufe nach DIN 66399
- Wie wird die Zuordnung von Scan zu Buchung sichergestellt
Farbe ist kein Detail: Ist die Farbe eines Belegs rechtlich relevant — etwa ein roter Sichtvermerk oder eine farbige Unterschrift —, muss farbig gescannt werden. Ein Schwarz-Weiß-Scan wäre dann keine bildliche Übereinstimmung.
Aufbewahrung und Pflege
Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Ihre Aufbewahrungsfrist entspricht der Frist der Unterlagen, deren Verarbeitung sie beschreibt — bei Büchern und Jahresabschlüssen also zehn Jahre.
- Jede Änderung wird versioniert; alte Versionen bleiben aufbewahrt, weil sie den damaligen Zustand belegen
- Bei einem Softwarewechsel wird die alte Dokumentation nicht ersetzt, sondern abgeschlossen und weiter vorgehalten
- Eine jährliche Prüfung, ob die Beschreibung noch stimmt, genügt in stabilen Betrieben
- Nach größeren Änderungen — neues Kassensystem, neuer Dienstleister, Umzug des Archivs — sofort fortschreiben
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom 29. Juli 2026 allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall eine längere Frist gilt — etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Rechtsstreits oder einer noch offenen Steuerfestsetzung — klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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Daniel Werner
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Verwendete Quellen
- § 145 Abs. 1 AO
- § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
- GoBD-Schreiben des BMF vom 28.11.2019, Rz. 151–155
- DIN 66399
- Art. 28 DSGVO
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