Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre statt zehn

Acht Jahre — die Änderung seit 2025

Rechnungen sind Buchungsbelege, und für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorher waren es zehn. Geändert hat das das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, und zwar an drei Stellen gleichzeitig: § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung, § 257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs und § 14b Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes.

Die Verkürzung wirkt auch rückwirkend auf Bestände: Sie gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Wer im Januar 2025 sein Archiv durchgesehen hat, konnte damit auf einen Schlag zwei zusätzliche Jahrgänge aussortieren.

Ein praktischer Hinweis zur Einordnung: Die Verkürzung betrifft ausschließlich Belege. Wer sein Archiv nach Jahresordnern führt, in denen Abschluss und Belege gemeinsam liegen, hat damit nichts gewonnen — dort gilt weiterhin die längere Frist des Abschlusses für den ganzen Ordner. Der Vorteil entsteht erst, wenn Bücher und Belege getrennt abgelegt werden.

Wann die Frist beginnt

Alle Fristen beginnen nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht, das Dokument erstellt oder empfangen oder der Vertrag beendet wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren: acht Jahre, gerechnet ab Ende 2026.

Ein Beispiel macht die Rechnung greifbar: Eine Rechnung vom 15. März 2026 löst den Fristbeginn zum 31. Dezember 2026 aus und darf ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden. Für eine Rechnung vom 2. November 2025 ist es der 1. Januar 2034, für eine vom Januar 2019 bereits der 1. Januar 2028. Das Datum auf dem Beleg spielt für die Berechnung also keine Rolle — nur das Jahr, in dem er entstanden ist.

Diese Rechnung erklärt, warum ein Archiv nie „acht Jahrgänge“ enthält, sondern immer neun: Der laufende Jahrgang zählt noch nicht mit. Bei der Planung von Lagerfläche ist das ein relevanter Unterschied — die Aktenlagerung wird pro laufendem Meter und Monat abgerechnet.

Für wen die acht Jahre gelten — und für wen nicht

Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gelten die acht Jahre uneingeschränkt, und zwar für Eingangs- wie Ausgangsrechnungen. Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb stehen gleich, soweit sie Aufzeichnungspflichten haben.

Eine Branche ist ausgenommen, und zwar vorübergehend: Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute hat der Gesetzgeber die Verkürzung um ein Jahr verschoben. Wer dort arbeitet, rechnet 2026 noch mit zehn Jahren, wenn der Beleg aus 2016 stammt. Für alle anderen Unternehmen gilt die kürzere Frist ohne Einschränkung.

Privatpersonen haben grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Die eine Ausnahme wird regelmäßig übersehen: Wer eine Leistung an einem Grundstück beauftragt, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Das gilt für Handwerker, Bauarbeiten und Gartenbau gleichermaßen, und ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 500 €.

In welcher Form aufbewahrt werden muss

Die Form richtet sich danach, wie die Rechnung eingegangen ist. Der Grundsatz lautet: Das Original bleibt in seinem Format.

Diese Regel wird in der Praxis am häufigsten bei PDF-Rechnungen gebrochen. Der Beleg kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, abgeheftet und die Datei irgendwann gelöscht — damit ist das Original weg. Umgekehrt gilt das genauso: Eine Papierrechnung, die eingescannt wurde, ist erst dann sauber ersetzt, wenn der Scanvorgang dokumentiert ist. Die vier üblichen Eingangswege unterscheiden sich deshalb deutlich in dem, was zu tun ist.

Eine Papierrechnung darf gescannt und danach vernichtet werden, sofern der Scanprozess dokumentiert ist und das Archiv unveränderbar bleibt. Eine PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach dagegen muss als Datei bleiben: Der Ausdruck allein genügt nicht, weil damit die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht. Bei einer E-Rechnung nach EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD — ist der strukturierte XML-Teil das Original; bei ZUGFeRD gehören PDF und eingebettetes XML zusammen ins Archiv.

Der vierte Fall wird am häufigsten falsch gemacht: Rechnungen, die nur im Kundenportal eines Lieferanten liegen. Sie müssen heruntergeladen und selbst archiviert werden. Ein Portalzugang ist keine Aufbewahrung, denn er kann gekündigt, umgestellt oder abgeschaltet werden — und die Verfügbarkeit über acht Jahre liegt nicht in Ihrer Hand.

Zusätzlich muss der Zusammenhang zwischen Rechnung und Buchung nachvollziehbar bleiben, üblicherweise über eine eindeutige Belegnummer. Ohne diese Verknüpfung fehlt der Buchführung die Nachvollziehbarkeit, selbst wenn beide Teile vorhanden sind.

Warum die Aufbewahrung über die Vorsteuer entscheidet

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Kann sie bei einer Prüfung nicht vorgelegt werden, entfällt der Abzug — und zwar samt Zinsen nach § 233a AO. Das ist in der Praxis der teuerste Effekt eines lückenhaften Archivs.

Daraus folgt eine Reihenfolge, die sich im Alltag bewährt: Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG werden geprüft, bevor die Rechnung abgelegt wird. Fehlt später die Steuernummer des Lieferanten, ist sie nach Jahren kaum noch nachzuholen — der Lieferant existiert vielleicht nicht mehr. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € genügen die reduzierten Angaben nach § 33 UStDV, an der Aufbewahrungsfrist ändert das nichts.

Zwei Belegarten hängen an der Hauptrechnung: Gutschriften und Korrekturrechnungen gehören zur ursprünglichen Rechnung und teilen deren Frist, dürfen also nicht getrennt vernichtet werden. Bewirtungsbelege wiederum brauchen zusätzlich die Angaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG auf dem Beleg selbst — Anlass und Teilnehmer, handschriftlich ergänzt und unterschrieben.

Unabhängig von den Regelfristen dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, solange sie für eine Steuerfestsetzung bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das betrifft insbesondere begonnene Außenprüfungen, vorläufige Steuerfestsetzungen, anhängige Rechtsbehelfsverfahren und Fälle mit Verdacht auf Steuerverkürzung. Auch bei einem laufenden oder absehbaren Rechtsstreit gilt: aufbewahren, bis die Sache rechtskräftig entschieden ist.

Was das für das Archiv bedeutet

Zwei Jahrgänge weniger klingt nach einer Kleinigkeit, ist bei Papierarchiven aber ein Fünftel der Fläche. Bei einem Bestand von 250 laufenden Metern sind das rund 50 Meter — bei einem Orientierungswert von 4,90 € pro laufendem Meter und Monat also etwa 2.900 € Lagerkosten pro Jahr.

Bevor die Aufräumaktion beginnt, lohnt eine nüchterne Bestandsaufnahme: Wie viele Jahrgänge liegen überhaupt im Archiv, und wie viele davon dürften nach der neuen Rechtslage schon weg sein? In gewachsenen Betrieben sind es fast immer mehr als gedacht — wer seit 2019 nichts vernichtet hat, trägt zwei Jahrgänge mit sich herum, für die es seit 2025 keine Pflicht mehr gibt.

Der zweite Blick geht auf die Ordnung im Bestand. Wo Belege nach Jahrgängen getrennt liegen, ist die Prüfung eine Sache von Stunden. Wo Rechnungen, Verträge und Korrespondenz gemeinsam in Ordnern stecken, muss zuerst sortiert werden — und dieser Aufwand entscheidet darüber, ob sich die Aktion überhaupt lohnt oder ob die Einlagerung des gesamten Bestands günstiger ist.

1. Jahrgänge sortieren und prüfen, was aus der Frist gefallen ist. Buchungsbelege bis einschließlich 2017 sind Stand 2026 frei.
2. Prüfen, ob eine Außenprüfung offen ist oder ein Rechtsstreit anhängig — dann bleibt der betroffene Jahrgang.
3. Freie Jahrgänge vernichten lassen, mindestens in Stufe P-4, und das Zertifikat zur Buchhaltung nehmen. Angebote dazu über die Aktenvernichtung.
4. Löschkonzept auf acht Jahre anpassen, damit die Verkürzung dauerhaft wirkt und nicht nur einmalig.
5. Beim Rest entscheiden: digitalisieren, wenn darin gesucht wird — einlagern, wenn er nur wegen der Frist existiert.