Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge: acht Jahre im Betrieb, drei Jahre privat

Im Unternehmen: acht Jahre

Kontoauszüge sind Buchungsbelege. Sie weisen nach, dass eine Zahlung tatsächlich geflossen ist, und gehören damit zu den Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt ihre Aufbewahrungsfrist acht Jahre — vorher zehn. Dieselbe Änderung betrifft die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

Alle Fristen beginnen nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht, das Dokument erstellt oder empfangen oder der Vertrag beendet wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren: acht Jahre, gerechnet ab Ende 2026.

Die Falle: Online-Banking ist kein Archiv

Die häufigste Lücke in kleinen Betrieben: Die Auszüge liegen im Online-Banking und gelten als „vorhanden“. Das ist keine Aufbewahrung im Sinne der Abgabenordnung, und zwar aus drei Gründen.

• Banken stellen Auszüge im Postfach meist nur zwischen sechs Monaten und wenigen Jahren bereit — deutlich kürzer als acht Jahre.
• Der Zugang endet mit dem Konto. Bei Bankwechsel oder Kontoauflösung ist der Zugriff weg, die Aufbewahrungspflicht bleibt.
• Die Verfügungsmacht liegt bei der Bank, nicht bei Ihnen. Aufbewahren heißt, selbst über die Unterlage zu verfügen.

Elektronische Kontoauszüge sind digital eingegangen und müssen deshalb digital aufbewahrt werden — im eigenen Archiv, im Originalformat. Ein Ausdruck ist zusätzlich erlaubt, ersetzt die Datei aber nicht, weil dabei die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.

Privat: drei Jahre genügen meistens

Privatpersonen haben keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Maßgeblich ist das eigene Interesse: Ein Auszug ist der einfachste Nachweis, dass eine Rechnung bezahlt wurde. Solange ein Anspruch verjähren kann, lohnt es sich, den Nachweis zu haben.

Privat geht es nicht um Pflichten, sondern um die Frage, wie lange man einen Zahlungsnachweis noch brauchen könnte. Die Regelverjährung von drei Jahren deckt den Alltag ab: Wer nach dieser Zeit noch behauptet, eine Rechnung sei offen, kommt damit nicht mehr durch. Bei allem, was mit Immobilien oder der Rente zu tun hat, gilt das Gegenteil — dort werden Belege nach Jahrzehnten noch gebraucht.

Eine Ausnahme betrifft Privatpersonen doch: Wer Leistungen an einem Grundstück beauftragt — Handwerker, Bauarbeiten, Gartenbau —, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Für den Zahlungsnachweis ist der Kontoauszug die passende Ergänzung.

Sonderfall Vermieter und Kapitalanleger

Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt, ist zwar keine buchführungspflichtige Kaufmannschaft, muss aber Aufzeichnungen für die Steuererklärung vorhalten. Praktisch gelten hier eigene Zeiträume.

Vermietung ist der Punkt, an dem der Privatbereich endet. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erklärt, muss Aufzeichnungen führen und Belege vorhalten — nicht nach den strengen Regeln des Handelsgesetzbuchs, aber weit über die drei Jahre hinaus, die privat genügen. Vor allem die Anschaffungskosten sind kritisch: Sie bestimmen die Abschreibung über Jahrzehnte.

• Belege zu Werbungskosten: bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, mindestens vier Jahre
• Nebenkostenabrechnungen gegenüber Mietern: drei Jahre nach Zugang der Abrechnung, wegen möglicher Einwendungen
• Anschaffungs- und Herstellungskosten der Immobilie: dauerhaft, weil sie die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung bilden
• Modernisierungsbelege: dauerhaft, weil sie beim Verkauf den Gewinn mindern können
• Bei mehr als einer Wohnung: Wer die Grenze zum Gewerbebetrieb überschreitet, unterliegt den vollen Fristen aus § 147 AO

So bleibt das Archiv schlank

1. Monatsrhythmus festlegen: Auszüge herunterladen, im Jahresordner ablegen, fertig.
2. Format wählen: PDF für die Ansicht, zusätzlich ein maschinenlesbares Format, wenn die Bank es anbietet.
3. Unveränderbarkeit sicherstellen: Ablage in einem Archiv mit Schreibschutz oder Protokollierung, nicht im normalen Arbeitsordner.
4. Jahresabschluss nutzen: Beim Abschluss prüfen, welcher Jahrgang aus der Frist gefallen ist. Stand 2026 sind Auszüge bis einschließlich 2017 frei.
5. Papierauszüge aus alten Jahren gebündelt vernichten lassen — sie enthalten Kontonummern und gehören mindestens in Stufe P-4. Angebote über die Aktenvernichtung.