Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen: von zwei bis dreißig Jahren

Vier Rechtsgebiete, vier Zählweisen

Lohnunterlagen sind der Bereich, in dem am häufigsten falsch gerechnet wird — nicht weil die Fristen kompliziert wären, sondern weil vier verschiedene Rechtsgebiete gleichzeitig zugreifen. Das Steuerrecht, das Lohnsteuerrecht, das Sozialversicherungsrecht und das Arbeitsrecht kennen jeweils eigene Dauern und, was schwerer wiegt, eigene Anknüpfungspunkte.

Das Steuerrecht rechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Das Sozialversicherungsrecht knüpft an die letzte Betriebsprüfung an — eine Frist, die sich also verschiebt, sobald geprüft wird. Das Arbeitsrecht zählt ab dem Austritt des Mitarbeiters. Und beim Mindestlohn läuft die Frist ab dem Tag der Aufzeichnung. Wer alles über einen Kamm schert, liegt zwangsläufig bei einem Teil der Unterlagen falsch.

Frist je Unterlage

Die Übersicht unten nennt zu jeder Unterlage die Dauer, den Anknüpfungspunkt und die Rechtsgrundlage. Beim Anknüpfungspunkt lohnt der zweite Blick — er entscheidet häufiger über den tatsächlichen Löschzeitpunkt als die Dauer selbst.

Auffällig ist die Spanne: Vom Arbeitszeitnachweis mit zwei Jahren bis zur Altersversorgung mit dreißig liegen achtundzwanzig Jahre. Genau deshalb funktioniert es nicht, die Personalakte als Einheit zu behandeln — wer das tut, richtet sich zwangsläufig nach der längsten Frist und speichert personenbezogene Daten jahrzehntelang ohne Rechtsgrundlage.

Die Sonderrolle der Sozialversicherung

Die Frist nach § 28f Abs. 1 SGB IV ist die einzige im ganzen Themenfeld, die kein festes Ende hat. Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das der letzten Prüfung folgt — sie verlängert sich also mit jeder Prüfung, und sie beginnt nicht neu, sondern verschiebt sich.

Praktisch bedeutet das: Wird ein Betrieb im Jahr 2026 geprüft, sind die betroffenen Unterlagen bis zum 31. Dezember 2027 aufzubewahren. Weil Prüfungen üblicherweise im Abstand von vier Jahren stattfinden, ergibt sich in der Praxis eine Aufbewahrung von etwa fünf bis sechs Jahren — nur ist der Zeitpunkt nicht planbar. Wer ein Löschkonzept aufstellt, sollte diese Zeile deshalb nicht mit einer Jahreszahl versehen, sondern mit dem Verweis auf die letzte Prüfung.

Eine Besonderheit gilt bei Beschäftigten, die ausscheiden: Die Aufzeichnungspflicht endet nicht mit dem Arbeitsverhältnis. Auch für längst ausgeschiedene Mitarbeiter müssen die Entgeltunterlagen vorliegen, wenn die Prüfung den betroffenen Zeitraum umfasst. Wer die Akte beim Austritt vollständig auflöst, macht sich damit angreifbar — die Aufteilung nach Fristen ist beschrieben unter Personalakten aufbewahren und löschen.

Welche Frist am Ende zählt

Für den Löschzeitpunkt gilt dieselbe Regel wie überall: Treffen mehrere Fristen auf denselben Datensatz zu, entscheidet die längste. Die Lohnabrechnung ist dafür das Lehrbuchbeispiel, weil bei ihr vier Fristen zusammenkommen.

Daraus folgt eine praktische Empfehlung: Trennen Sie die Bestände beim Anlegen, nicht beim Löschen. Wer Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen und Unterlagen zur Altersversorgung getrennt ablegt, kann jede Gruppe zu ihrem Termin vernichten. Wer alles in eine Jahresakte legt, muss dreißig Jahre warten — für Unterlagen, die nach zwei Jahren hätten weg können.

Für die Umsetzung im Löschkonzept braucht jede Zeile zwei Angaben, die häufig fehlen: den Anknüpfungspunkt und eine zuständige Person. Die Struktur dafür steht unter Löschkonzept nach DSGVO, die Termine je Unterlagenart rechnet der Fristen-Rechner aus.

Elektronische Lohnabrechnung und Archivierung

Lohnabrechnungen entstehen heute praktisch immer digital, und damit gilt der Grundsatz aus den GoBD: Was digital eingegangen oder entstanden ist, muss digital aufbewahrt werden — im Originalformat und maschinell auswertbar. Der Ausdruck für die Personalakte ist zusätzlich möglich, ersetzt die Datei aber nicht.

In der Praxis führt das zu einer Lücke, die bei Prüfungen auffällt: Die Abrechnungen liegen beim Steuerberater oder im Lohnprogramm, der Betrieb selbst hat nur Ausdrucke. Endet die Zusammenarbeit oder wechselt die Software, sind die Originale weg. Klären Sie deshalb, wo die Dateien liegen, wer darauf zugreifen kann und was bei einem Wechsel passiert — das gehört in die Verfahrensdokumentation, für die es einen Generator gibt.

Bei der Vernichtung von Papierbeständen ist die Sicherheitsstufe zu beachten. Lohnunterlagen enthalten personenbezogene Daten mit hohem Schutzbedarf — Gehälter, Sozialversicherungsnummern, teilweise Angaben zu Krankheit oder Pfändungen. Damit ist Schutzklasse 2 die Untergrenze, in der Praxis also Stufe P-4 nach DIN 66399; bei Unterlagen mit Gesundheitsbezug P-5.