Verfahrensdokumentation erstellen
Die Verfahrensdokumentation ist in Betriebsprüfungen oft die erste Frage — und in vielen Betrieben das größte Loch. Der Grund ist selten Unwillen, sondern der leere Bildschirm: Es gibt kein Formular und keine vorgeschriebene Form. Dieses Werkzeug nimmt Ihnen den Anfang ab.
Erstfassung erzeugen
Zwölf Angaben, dann erhalten Sie eine vollständige Gliederung mit ausformulierten Abschnitten — als Datei zum Weiterbearbeiten. Ohne Anmeldung, ohne Übertragung Ihrer Angaben.
Alle Angaben bleiben in Ihrem Browser — es wird nichts übertragen und nichts gespeichert. Das Ergebnis ist eine Erstfassung: Jede mit „Zu prüfen“ markierte Stelle muss an den tatsächlichen Ablauf angepasst werden. Eine Dokumentation, die etwas anderes beschreibt als die Praxis, schadet in einer Prüfung mehr als sie hilft. Keine Rechtsberatung.
Was die Erstfassung enthält
Das erzeugte Dokument folgt der Gliederung, die sich in der Praxis bewährt hat und der Erwartung von Prüfern entspricht: die vier Teildokumentationen, zusammengehalten von der Änderungshistorie.
Zwei Abschnitte erscheinen nur, wenn Sie sie brauchen. Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, erhält den Kassenteil samt Anlagenliste — dort verlangen Prüfungen regelmäßig Programmierprotokolle und Stammdatenänderungen. Wer E-Rechnungen empfängt, bekommt den Abschnitt zur Aufbewahrung des strukturierten Datenteils; die Einzelheiten dazu stehen unter E-Rechnung archivieren.
Warum die Datei nur ein Entwurf ist
Eine Vorlage, die nicht zum Betrieb passt, ist schlechter als keine: Sie belegt, dass die tatsächlichen Abläufe nicht dokumentiert sind. Deshalb steht im erzeugten Dokument an jeder Stelle, die Sie prüfen müssen, ein deutlicher Hinweis — etwa beim Punkt Unveränderbarkeit, an dem die meisten Archive scheitern.
Rechnen Sie mit einer bis zwei Stunden für die Anpassung. Das ist erheblich weniger als die Zeit, die ein Prüfungsgespräch ohne Dokumentation kostet. Die inhaltlichen Grundlagen stehen im Ratgeber zur Verfahrensdokumentation nach GoBD, die Anforderungen an das Archiv unter revisionssichere Archivierung.
Wenn ein Dienstleister scannt
Dann gehört dessen Verfahrensbeschreibung als Anlage in Ihre Dokumentation — fragen Sie sie vor der Auftragsvergabe ab, nachträglich wird es mühsam. Wir fragen diesen Punkt bei der Vermittlung mit ab.
Scan-Dienstleister vergleichenHäufige Fragen
- Was erzeugt der Generator genau?
- Eine vollständige Erstfassung Ihrer Verfahrensdokumentation als Markdown-Datei: Deckblatt, Änderungshistorie, zwölf ausformulierte Abschnitte von der Unternehmensbeschreibung über Belegeingang, Digitalisierung und Archivierung bis zu Löschung und ausgelagerten Prozessen, dazu ein Anlagenverzeichnis. Abschnitte zu Kasse und E-Rechnung erscheinen nur, wenn sie für Sie zutreffen.
- Ist die erzeugte Dokumentation GoBD-konform?
- Sie ist eine belastbare Erstfassung, aber noch nicht fertig. Eine Verfahrensdokumentation muss den tatsächlichen Ablauf im Betrieb beschreiben — das kann kein Generator wissen. Deshalb ist jede Stelle, die geprüft werden muss, im Dokument mit „Zu prüfen“ markiert. Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie die Fassung freigeben.
- Werden meine Angaben übertragen oder gespeichert?
- Nein. Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt keine Anmeldung, keine Übertragung an einen Server und keine Speicherung. Die erzeugte Datei entsteht lokal und wird direkt heruntergeladen.
- In welchem Format bekomme ich das Dokument?
- Als Markdown-Datei. Die lässt sich in jedem Textprogramm öffnen und weiterbearbeiten, auch in Word. Über die Vorschau können Sie die Fassung außerdem direkt drucken oder als PDF speichern.
- Brauche ich überhaupt eine Verfahrensdokumentation?
- Ja, wenn Sie steuerrelevante Unterlagen elektronisch verarbeiten oder aufbewahren — das trifft praktisch jedes Unternehmen. Die Pflicht folgt aus dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit nach § 145 Abs. 1 AO, die GoBD führen sie in den Randziffern 151 bis 155 aus. Bei Betriebsprüfungen ist sie häufig die erste Frage.
- Wie oft muss ich sie aktualisieren?
- Bei jeder wesentlichen Änderung: neue Software, neuer Dienstleister, neues Kassensystem, geänderter Archivort. In stabilen Betrieben genügt darüber hinaus eine jährliche Prüfung. Alte Fassungen werden nicht gelöscht, sondern aufbewahrt — sie belegen den damaligen Zustand.
Wer diesen Beitrag verantwortet
Daniel Werner
Inhaber von archivieren.org, 97222 Rimpar
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV. archivieren.org vermittelt seit März 2026 Anfragen für Digitalisierung, Lagerung und Vernichtung an Dienstleister — die Beiträge entstehen aus den Rückfragen, die dabei regelmäßig auftauchen.
Keine Rechts- oder Steuerberatung
archivieren.org ist kein Steuerberater und keine Kanzlei. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein wieder. Ob in Ihrem Fall eine längere Frist gilt — etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Rechtsstreits oder einer offenen Steuerfestsetzung — klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Verwendete Quellen
- § 145 Abs. 1 AO
- § 146 AO
- § 147 AO
- § 257 HGB
- GoBD-Schreiben des BMF vom 28.11.2019, Rz. 151–155
- Art. 28 DSGVO
- DIN 66399
Zuletzt inhaltlich geprüft am 29. Juli 2026. Fehler oder veraltete Angaben bitte an anfrage@archivieren.org melden — sie werden korrigiert. Wie wir arbeiten und wovon wir leben, steht auf der Faktenseite.
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