Vernichtungszertifikat: was darauf stehen muss

Wozu das Zertifikat dient

Ein Vernichtungszertifikat ist die Bestätigung eines Dienstleisters, dass ein bestimmter Bestand zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Sicherheitsstufe vernichtet wurde. Es ist keine gesetzlich vorgeschriebene Urkunde — und trotzdem das Dokument, das im Zweifel den Unterschied macht.

Der Grund liegt in Art. 5 Abs. 2 DSGVO: Der Verantwortliche muss nachweisen können, dass er die Grundsätze der Verordnung einhält. Dazu gehört die Löschung nach Zweckerfüllung. Ohne Nachweis steht im Prüfungsfall die Behauptung gegen nichts — und die Beweislast liegt beim Unternehmen, nicht bei der Aufsichtsbehörde.

• Nachweis der Löschung gegenüber der Datenschutzaufsicht und in Audits
• Belegfunktion, wenn später jemand eine vernichtete Unterlage verlangt — dann ist dokumentiert, wann und auf welcher Grundlage sie wegkam
• Grundlage für das Löschkonzept: erst der Vollzug macht das Konzept glaubwürdig
• Bei Betriebsprüfungen: Nachweis, dass planmäßig und nicht anlassbezogen vernichtet wurde

Was darauf stehen muss

Die folgenden Angaben machen ein Zertifikat belastbar. Fehlt eine der ersten fünf, sollten Sie beim Dienstleister nachfassen — seriöse Betriebe liefern sie ohne Diskussion nach.

Die Angaben unten klingen nach Formalismus, entscheiden im Zweifelsfall aber darüber, ob der Nachweis trägt. Der Prüfstein ist eine einfache Überlegung: Könnte eine dritte Person Jahre später anhand dieses Papiers nachvollziehen, welcher Bestand wann in welcher Qualität vernichtet wurde? Wenn nicht, fehlt eine Angabe — und meist ist es die Sicherheitsstufe.

Bei Datenträgern gehört zusätzlich die Seriennummer auf das Zertifikat oder in eine Anlage. Wer zwanzig Festplatten vernichten lässt, braucht den Nachweis für jede einzelne — sonst bleibt offen, ob eine davon noch im Umlauf ist.

Muster für ein belastbares Zertifikat

So sieht ein Zertifikat aus, das die Anforderungen erfüllt. Sie können es als Prüfvorlage nutzen: Vergleichen Sie das Papier, das Ihr Dienstleister ausstellt, Zeile für Zeile damit.

Bewahren Sie das Zertifikat dort auf, wo es gefunden wird: bei den Buchhaltungsunterlagen des laufenden Jahres und, wenn Sie eines führen, als Anlage zum Löschkonzept. Eine eigene Aufbewahrungsfrist hat es nicht — sinnvoll ist die Aufbewahrung, solange Ansprüche aus dem vernichteten Bestand denkbar sind, in der Praxis also mindestens drei Jahre.

Die Sicherheitsstufe ist der entscheidende Eintrag

Weil die DSGVO keine Stufe vorschreibt, sondern Angemessenheit verlangt, ist die Stufenangabe der Punkt, an dem sich Nachweis und Behauptung trennen. Sie ordnet die Vernichtung dem Schutzbedarf der Daten zu.

Für gewöhnliche Geschäftsunterlagen mit Personenbezug — Personalakten, Verträge, Buchhaltung, Kundenkorrespondenz — ist P-4 richtig. Bei Gesundheitsdaten und anderen besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO ist P-5 angemessen. Steht auf dem Zertifikat P-2, ist der Nachweis für personenbezogene Daten nicht geeignet, egal wie ordentlich das Papier gestaltet ist. Die vollständige Systematik steht unter DIN 66399.

Prüfliste für den Alltag

1. Liegt für jede Abholung ein eigenes Zertifikat vor — oder nur eines für das ganze Jahr?
2. Sind Materialklasse und Sicherheitsstufe ausdrücklich genannt?
3. Stimmt die Menge mit dem überein, was tatsächlich abgeholt wurde?
4. Ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorhanden und aktuell?
5. Bei Datenträgern: sind Seriennummern erfasst?
6. Sind die Zertifikate an einer Stelle abgelegt, die auch in zwei Jahren noch gefunden wird?

Wenn Sie eine Vernichtung erst beauftragen, nehmen Sie die Zertifikatsanforderungen in die Anfrage auf. Bei einer Vermittlung über archivieren.org fragen wir sie mit ab — Angebote erhalten Sie über Aktenvernichtung, die Preislogik steht unter Kosten der Aktenvernichtung.