Drei Modelle, drei Preislogiken
Aktenvernichtung wird nicht einheitlich abgerechnet. Welches Modell günstiger ist, hängt weniger am Anbieter als daran, ob laufend kleine Mengen anfallen oder einmalig ein ganzes Archiv weg muss.
| Modell | Abrechnung | Orientierungswert | Passend bei |
|---|---|---|---|
| Datenschutz-Container | Monatsmiete je Behälter, Leerung inklusive oder pro Abholung | ab etwa 15 € im Monat | laufender Anfall im Büroalltag |
| Einmalige Abholung | nach Gewicht | ab etwa 0,50 € pro Kilogramm | Archivräumung, Umzug, Geschäftsaufgabe |
| Vor-Ort-Vernichtung | Pauschale plus Menge | ab etwa 150 € Anfahrt und Einsatz | hochsensible Unterlagen, Vernichtung unter Aufsicht |
Für die Umrechnung brauchen Sie ein Gewicht: Ein gefüllter Aktenordner wiegt etwa 2,5 Kilogramm, ein Standard-Archivkarton rund 10 bis 12. Bei 0,50 € pro Kilogramm kostet die Vernichtung eines Ordners damit gut einen Euro — deutlich weniger, als die meisten schätzen.
Rechenbeispiele
| Bestand | Gewicht | Abholung ab 0,50 €/kg | Hinweis |
|---|---|---|---|
| 20 Ordner | 50 kg | ab 25 € | meist Mindestpauschale, oft 60–120 € |
| 50 Ordner | 125 kg | ab 63 € | Mindestpauschale kann noch greifen |
| 200 Ordner | 500 kg | ab 250 € | Staffelpreis, Fahrt eingerechnet |
| 500 Ordner | 1.250 kg | ab 625 € | häufig günstigerer Kilopreis ab einer Tonne |
Daran zeigt sich die eigentliche Preisfalle: Bei zwanzig Ordnern ist der Kilopreis fast bedeutungslos, weil eine Fahrt bezahlt werden muss. Wer nur wenige Ordner hat, fährt mit einem Container-Vertrag oder dem Sammeln bis zur nächsten größeren Menge besser — oder erledigt es mit einem Aktenvernichter der Stufe P-4 selbst.
Was die Sicherheitsstufe kostet
Die Sicherheitsstufe nach DIN 66399 wirkt direkt auf den Preis, weil feineres Zerkleinern langsamer läuft und mehr Energie braucht. Der Sprung von P-4 auf P-5 schlägt je nach Anbieter mit einem Aufschlag von etwa 20 bis 50 % zu Buche.
Für gewöhnliche Geschäftsunterlagen mit Personenbezug ist P-4 der Standard und ausreichend: Personalakten, Verträge, Buchhaltung, Kundenkorrespondenz. P-5 ist angemessen bei Gesundheitsdaten und anderen besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Höhere Stufen sind für normale Betriebe nicht erforderlich und teuer — welche Stufe wann gilt, steht unter DIN 66399.
Datenträger werden getrennt abgerechnet, meist pro Stück: Festplatten in der Klasse H, SSDs und USB-Sticks in der Klasse E. Wer beides zu vernichten hat, gibt es in derselben Anfrage mit an — eine zweite Fahrt kostet mehr als der Aufschlag für gemischtes Material.
Was im Preis enthalten sein muss
Bei der Vernichtung entscheidet nicht der günstigste Kilopreis, sondern die Nachweiskette. Fehlt sie, haben Sie zwar entsorgt, aber die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO nicht erfüllt.
Bei Container-Verträgen kommt eine Besonderheit hinzu, die den Preis über die Laufzeit stärker beeinflusst als der Monatsbetrag: das Leerungsintervall. Ein Behälter, der monatlich geleert wird, aber nur zu einem Drittel gefüllt ist, kostet dasselbe wie ein voller — bezahlt wird die Fahrt, nicht das Material. Wer den Anfall realistisch schätzt und das Intervall daran anpasst, spart über ein Jahr gerechnet oft mehr als durch Verhandeln am Grundpreis.
Umgekehrt ist die Sonderleerung der Posten, der Verträge teuer macht. Sie fällt an, wenn der Behälter vor dem regulären Termin voll ist — und wird gesondert berechnet. Bei schwankendem Anfall, etwa nach dem Jahresabschluss, lohnt es deshalb, einen zweiten Behälter für die Spitze zu vereinbaren statt mehrere Sonderleerungen zu bezahlen.
- Vernichtungszertifikat mit Datum, Menge, Materialklasse und Sicherheitsstufe — nicht nur die Formel „datenschutzgerecht vernichtet“. Was hineingehört, steht im Beitrag zum Vernichtungszertifikat.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, sobald personenbezogene Daten betroffen sind. Ohne ihn ist bereits die Übergabe ein Verstoß.
- Verschlossene Behälter für den Transport, nicht offene Gitterboxen.
- Angabe, wo vernichtet wird — im eigenen Werk oder bei einem Subunternehmer.
- Bei Container-Verträgen: Leerungsintervall und was eine Sonderleerung kostet.
Wo sich sparen lässt
- Menge bündeln: eine Fahrt für den gesamten freien Bestand statt mehrerer kleiner Abholungen.
- Nur P-4 beauftragen, wo P-4 genügt. Höhere Stufen kosten Aufschlag ohne rechtlichen Vorteil.
- Ordner nicht entleeren müssen: Viele Betriebe nehmen Ordner samt Mechanik, andere berechnen die Trennung. Vorher fragen.
- Datenträger in derselben Anfrage mitgeben, statt eine zweite Fahrt zu bezahlen.
- Container nur, wenn laufend Material anfällt — sonst zahlt man Monatsmiete für einen leeren Behälter.
- Bei Archivräumung Vernichtung und Räumung gemeinsam ausschreiben; getrennte Vergabe kostet zwei Anfahrten.
Der größte Hebel steht am Anfang: Sortieren Sie erst nach Jahrgängen und prüfen Sie die Fristen. Durch die Verkürzung auf acht Jahre für Buchungsbelege sind seit 2025 zwei komplette Jahrgänge frei geworden — bei einem gewachsenen Archiv oft mehrere hundert Kilogramm, die in einem Zug wegkönnen. Angebote dafür bekommen Sie über Aktenvernichtung.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom 29. Juli 2026 allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall eine längere Frist gilt — etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Rechtsstreits oder einer noch offenen Steuerfestsetzung — klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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Daniel Werner
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Verwendete Quellen
- Orientierungswerte der Serviceseiten von archivieren.org
- DIN 66399
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO
- Art. 9 DSGVO
- Art. 28 DSGVO
- § 162 AO
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