Kassennachschau: was der Prüfer darf und was bereitliegen muss

Was eine Kassennachschau ist

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist ein eigenständiges Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung, das es seit 2018 gibt. Ihr Kennzeichen: Sie wird nicht angekündigt. Ein Prüfer kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erscheinen und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen prüfen — ohne Prüfungsanordnung, ohne Termin, ohne Vorwarnung.

Das unterscheidet sie von der Außenprüfung, die schriftlich angeordnet und terminiert wird. Der Gedanke dahinter ist einfach: Manipulationen an Kassensystemen lassen sich schlecht nachweisen, wenn man Zeit zum Aufräumen gibt. Deshalb ist die Nachschau ein Überraschungsinstrument — und deshalb entscheidet sich ihr Ausgang daran, was ohne Vorbereitung greifbar ist.

Wie eine Nachschau abläuft

Der Ablauf ist in der Praxis überschaubar und dauert meist ein bis drei Stunden. Kritisch sind zwei Punkte: der Kassensturz zu Beginn und die Frage nach den Systemunterlagen.

Der Kassensturz ist der Vergleich zwischen dem tatsächlichen Bargeldbestand und dem, was die Aufzeichnungen ausweisen. Eine Differenz allein ist kein Beweis für etwas, aber sie ist der Ausgangspunkt für alles Weitere. Wer täglich zählt und dokumentiert, hat hier nichts zu befürchten; wer den Kassenbestand nur gelegentlich abgleicht, kann eine Abweichung meist nicht erklären.

Danach folgt der Blick auf das System: Welche Kasse ist im Einsatz, wie ist sie programmiert, existiert eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und stimmen die Daten mit den Aufzeichnungen überein. Der Prüfer darf nach § 146b Abs. 2 AO auf die gespeicherten Kassendaten zugreifen und ihre Übermittlung auf einem Datenträger verlangen.

Was bereitliegen muss

Die folgende Liste ist der Kern der Vorbereitung. Alles darauf muss ohne Suchen verfügbar sein — nicht beim Steuerberater, nicht in einem Ordner im Lager, sondern dort, wo die Kasse steht.

Am häufigsten fehlt die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Einnahmen erfasst, wie Fehleingaben korrigiert, wie Tagesabschlüsse erstellt und wie die Daten gesichert werden. Wer sie nicht hat, gibt dem Prüfer den einfachsten Hebel, die gesamte Kassenführung in Zweifel zu ziehen — unabhängig davon, ob inhaltlich alles korrekt war. Eine Erstfassung entsteht in einem Nachmittag; dafür gibt es einen Generator, der den Kassenteil auf Wunsch mit erzeugt.

Die Meldepflicht, die viele übersehen haben

Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet werden — Registrierkassen ebenso wie Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Mitteilung läuft über ELSTER und ist in § 146a Abs. 4 AO geregelt.

Die Fristen waren gestaffelt: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Alles, was danach angeschafft oder außer Betrieb genommen wird, ist innerhalb eines Monats mitzuteilen. Damit ist die Frist für Altsysteme seit über einem Jahr abgelaufen — wer sie versäumt hat, sollte die Meldung umgehend nachholen.

Der Übergang zur Außenprüfung

Das ist der Punkt, der die Nachschau von einer harmlosen Stichprobe unterscheidet. Gibt der festgestellte Sachverhalt Anlass dazu, kann der Prüfer nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen — er muss den Übergang lediglich schriftlich mitteilen.

Praktisch heißt das: Aus einem Besuch von zwei Stunden kann eine Prüfung mehrerer Jahre werden, ohne dass Sie sich darauf vorbereiten konnten. Anlass geben typischerweise ungeklärte Kassendifferenzen, fehlende Programmierprotokolle, eine nicht aktivierte Sicherheitseinrichtung oder Aufzeichnungen, die sich nicht mit den Systemdaten decken.

Bleibt es bei Beanstandungen ohne Übergang, drohen trotzdem Folgen. Die Buchführung kann nach § 158 AO verworfen werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß ist; dann darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Bei Verstößen gegen die Pflicht zur zertifizierten Sicherheitseinrichtung sieht § 379 AO zudem ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vor.

Vorbereitung, die sich in einer Stunde erledigen lässt

Weil die Nachschau unangekündigt kommt, gibt es keine Vorbereitung im Moment des Besuchs — nur eine dauerhafte. Sechs Punkte genügen dafür, und sie sind an einem Vormittag zu erledigen.

1. Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER prüfen und, falls versäumt, nachholen.
2. Verfahrensdokumentation zur Kasse erstellen oder aktualisieren — mit Bedienungsanleitung und Programmierprotokollen als Anlage.
3. TSE-Zertifikat und Aktivierungsnachweis griffbereit ablegen, nicht im Ordner beim Steuerberater.
4. Tägliche Kassenzählung einführen, wenn sie nicht existiert, und das Zählprotokoll aufbewahren.
5. Einen festen Ort bestimmen, an dem alle Kassenunterlagen liegen — physisch oder als Ordner im Archiv, aber ohne Suchen erreichbar.
6. Mitarbeiter informieren: Wer ist im Betrieb ansprechbar, wer ruft die Steuerberatung an, und dass der Dienstausweis zu verlangen ist.

Der letzte Punkt wird unterschätzt. In vielen Betrieben steht beim Erscheinen des Prüfers eine Aushilfe an der Kasse, die weder weiß, wo die Unterlagen liegen, noch wen sie anrufen soll. Eine Notiz mit zwei Telefonnummern neben der Kasse löst dieses Problem vollständig.

Zur Aufbewahrung selbst: Kassenbücher sind Bücher im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und damit zehn Jahre aufzubewahren — anders als Kassenbelege, die als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahren unterliegen. Diese Unterscheidung ist im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen aufgeschlüsselt.