Was kostet es, Akten digitalisieren zu lassen?

Abgerechnet wird pro Seite, nicht pro Ordner

Das ist der Grund, warum Preisangaben im Netz so weit auseinandergehen. Scan-Dienstleister kalkulieren nach Seiten, weil ihr Aufwand daran hängt: Jedes Blatt läuft einzeln durch den Einzug. Wer nach dem Preis „pro Ordner“ fragt, bekommt deshalb entweder eine Spanne oder eine Zahl, die auf einer Annahme über den Füllstand beruht.

Ein Aktenordner mit 8 cm Rücken fasst voll etwa 400 bis 600 Blatt, mit 5 cm Rücken rund 250 bis 350. In der Praxis sind Ordner selten randvoll — 300 bis 400 Blatt sind ein realistischer Durchschnitt. Rechnen Sie mit dieser Größenordnung, wenn Sie Angebote vergleichen wollen, und fragen Sie beim Dienstleister nach dem Seitenpreis. Nur der ist vergleichbar.

Drei Rechenbeispiele

Die folgenden Beispiele rechnen mit 350 Blatt pro Ordner und einseitigem Scan. Sie zeigen vor allem, wie stark die Stückkosten mit der Menge fallen — und warum eine Anfrage über 50 Ordner ein anderes Preisniveau hat als eine über 500.

Was den Preis nach oben treibt

Der Seitenpreis ist der Ausgangspunkt, nicht das Ergebnis. Vier Faktoren entscheiden darüber, wo im Rahmen Sie landen — und einen davon können Sie selbst beeinflussen.

Der wichtigste ist der Zustand der Vorlagen. Geklammerte, geknickte, geklebte oder unterschiedlich große Blätter müssen von Hand vorbereitet werden, und diese Handarbeit kostet mehr als das Scannen selbst. Wer den Bestand vorher grob sortiert und offensichtlichen Müll aussortiert, senkt den Preis messbar. Der zweite Faktor ist die Menge: Unter etwa 20 Ordnern dominieren die Fixkosten für Abholung und Einrichtung, darüber sinken die Stückkosten deutlich.

• Farbe statt Schwarz-Weiß: Aufschlag von etwa 20 bis 50 %. Nötig nur, wenn farbige Angaben rechtlich bedeutsam sind — Sichtvermerke, Unterschriften, Stempel.
• Auflösung über 300 dpi: sinnvoll bei kleiner Schrift, Durchschlägen oder Plänen, sonst nur Datenvolumen.
• Indexierung mit mehreren Suchfeldern: je Feld Handarbeit oder Nachbearbeitung.
• Vor-Ort-Digitalisierung, wenn die Akten das Haus nicht verlassen dürfen: deutlich teurer, weil Technik und Personal anreisen.
• Sonderformate wie A3, Pläne, gebundene Bände oder Karteikarten: eigene Preise, teils erheblich höher.
• Eilauftrag: Aufschlag für Vorziehen im Produktionsplan.

Was Sie dagegen **nicht** einsparen sollten: die GoBD-konforme Ausführung samt Beschreibung des Scanverfahrens. Ohne sie dürfen die Papieroriginale nicht vernichtet werden — und damit fällt der eigentliche Vorteil der Digitalisierung weg. Was dazugehört, steht unter GoBD-konform archivieren.

Digitalisieren, einlagern oder vernichten — am selben Bestand gerechnet

Die Frage nach den Scankosten ist selten die einzige. Meist geht es darum, was mit einem gewachsenen Archiv insgesamt passieren soll. Deshalb hier alle drei Wege am gleichen Beispiel: 200 Ordner, das entspricht etwa 17 laufenden Metern und rund 70.000 Blatt.

Die Rechnung zeigt, warum die Reihenfolge wichtiger ist als der Preis: Einlagern ist über acht Jahre gerechnet mit gut 6.300 € kaum günstiger als einmal digitalisieren — aber Sie haben danach nichts gewonnen. Vernichten ist um ein Vielfaches billiger als beides, **setzt aber voraus, dass die Frist abgelaufen ist.** Prüfen Sie das zuerst mit dem Fristen-Rechner; häufig fällt dabei ein erheblicher Teil des Bestands weg, der gar nicht behandelt werden muss.

Angebote richtig vergleichen

Zwei Angebote mit demselben Seitenpreis können sich im Endbetrag um die Hälfte unterscheiden. Diese sechs Punkte machen sie vergleichbar:

Der Vergleich lohnt sich, weil die Streuung im Markt erheblich ist. Zwei Anbieter mit demselben Seitenpreis können sich im Endbetrag um die Hälfte unterscheiden — nicht weil einer teurer wäre, sondern weil unterschiedlich viel im Grundpreis steckt. Besonders die Vorbereitung wird gern separat berechnet, und sie ist bei Altbeständen der größte Einzelposten.

Praktisch hilft es, die eigene Anfrage vergleichbar zu machen: Menge in Ordnern und geschätzten Blättern, Zustand der Vorlagen in einem Satz, gewünschtes Ausgabeformat, und die Frage, ob die Originale danach vernichtet werden sollen. Wer diese vier Angaben mitschickt, erhält Angebote, die sich nebeneinanderlegen lassen — statt Rückfragen, die den Vorgang um Wochen verlängern.

1. Preis pro Seite, getrennt nach Schwarz-Weiß und Farbe — nicht pro Ordner.
2. Ist die Vorbereitung enthalten oder wird sie nach Zeit abgerechnet?
3. Ist OCR enthalten, und in welcher Qualität wird erkannt?
4. Welches Ausgabeformat, und wird PDF/A geliefert?
5. Sind Abholung und Rücktransport eingerechnet, auch bei mehreren Fahrten?
6. Liegt eine Beschreibung des Scanverfahrens für die eigene Verfahrensdokumentation bei?

Der letzte Punkt wird fast immer vergessen und lässt sich nachträglich kaum beschaffen. Wir fragen ihn bei der Vermittlung mit ab — für einen Vergleich mehrerer Anbieter genügt eine Anfrage über Akten digitalisieren lassen.