Was kostet die externe Aktenlagerung?

Der laufende Meter ist die Recheneinheit

Externe Archive rechnen nach laufenden Metern und Monaten, nicht nach Kartons oder Ordnern. Ein laufender Meter ist ein Meter dicht gestellter Akten im Regal. Als Näherung entsprechen ihm etwa zwölf handelsübliche Aktenordner mit 8 cm Rücken — bei 5-cm-Ordnern sind es rund zwanzig.

Diese Umrechnung sollten Sie kennen, bevor Sie anfragen: Wer 200 Ordner hat, spricht von etwa 17 laufenden Metern. Wer in Kartons denkt, rechnet mit rund 0,4 laufenden Metern pro Standard-Archivkarton. Beide Angaben führen zum selben Angebot, aber nur die Metermenge macht Preise vergleichbar.

Bei 17 laufenden Metern und 3,90 € pro Meter ergeben sich also rund 66 € im Monat oder 795 € im Jahr. Über die verbleibende Aufbewahrungsfrist gerechnet wird daraus die eigentlich relevante Zahl — dazu weiter unten der Vergleich.

Die Nebenkosten entscheiden über den Endpreis

Der Meterpreis ist der kleinere Teil der Rechnung, sobald Sie auf den Bestand zugreifen. Genau hier unterscheiden sich Anbieter erheblich, und genau hier stehen die Posten, die in Angeboten gern fehlen.

• Einlagerungspauschale: einmalig für Annahme, Erfassung und Einlagerung, häufig pro laufendem Meter berechnet.
• Abholung: Pauschale je Fahrt, abhängig von Entfernung und Menge. Bei kleinen Beständen der größte Einzelposten.
• Aktenanforderung: Preis pro angeforderter Akte oder pro Karton — der Posten, der bei häufigem Zugriff aus dem Ruder läuft.
• Rücklieferung und Wiedereinlagerung: fällt zweimal an, wenn eine Akte kurz gebraucht wird.
• Digitalisierung auf Abruf: Scan einzelner Akten statt physischer Lieferung, meist pro Seite.
• Auslagerung am Vertragsende: Wer den Anbieter wechselt oder auflöst, zahlt die Rückgabe — vorher abfragen.
• Vernichtung nach Fristablauf: meist pro Kilogramm, mit Zertifikat.

Vergleich mit eigener Bürofläche

Das häufigste Argument für externe Lagerung ist der Quadratmeterpreis — und es trägt, wenn man ehrlich rechnet. Ein Standard-Aktenregal von zwei Metern Höhe bietet auf etwa 0,8 Quadratmetern Stellfläche rund zehn laufende Meter Akten, mit Bediengang gerechnet etwa 1,5 Quadratmeter.

Bei 17 laufenden Metern brauchen Sie also etwa 2,5 Quadratmeter inklusive Zugang. Bei einer Büromiete von 12 € pro Quadratmeter kostet diese Fläche 30 € im Monat — auf dem Papier weniger als die externen 66 €. Die Rechnung dreht sich, sobald man einbezieht, was extern mitgeliefert wird: Klimatisierung, Brandschutz, Zutrittskontrolle, Regale und die Arbeitszeit für Ordnung im Bestand.

Ehrlich bleibt damit: Wer ohnehin freie Kellerfläche hat, lagert selbst billiger. Wer Bürofläche in guter Lage mit Akten belegt, zahlt für Papier den Preis eines Arbeitsplatzes — und trägt zusätzlich das Risiko von Wasser, Feuer und unbefugtem Zugriff.

Lagern, digitalisieren oder vernichten

Am selben Bestand von 200 Ordnern gerechnet, sieht die Entscheidung so aus:

Die Schwelle liegt bei rund acht Jahren. Das ist kein Zufall, sondern genau die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege seit 2025. Für einen Bestand, der heute eingelagert wird und dessen Frist noch acht Jahre läuft, kostet Lagerung ungefähr so viel wie eine einmalige Digitalisierung am unteren Preisrand — mit dem Unterschied, dass am Ende nichts bleibt.

Daraus folgt die brauchbare Regel: Lagern lohnt bei kurzer Restfrist und seltenem Zugriff. Digitalisieren lohnt bei langer Restfrist, häufigem Zugriff oder wenn mehrere Personen auf denselben Bestand müssen. Und beides ist überflüssig für Unterlagen, deren Frist schon abgelaufen ist — was das ist, klärt der Fristen-Rechner in zwei Minuten.

Wo sich wirklich sparen lässt

1. Vor der Einlagerung aussortieren. Jeder Meter, der nicht eingelagert wird, kostet dauerhaft nichts. Seit der Verkürzung auf acht Jahre sind zwei komplette Jahrgänge frei geworden.
2. Dicht packen. Halb gefüllte Ordner und Luft in Kartons kosten Metermiete. Umpacken in Archivkartons bringt oft 20 bis 30 % weniger Volumen.
3. Zugriffe bündeln. Statt einzelner Anforderungen über das Jahr besser einmal mehrere Akten gemeinsam holen lassen.
4. Digitalisierung auf Abruf vereinbaren, statt Akten physisch liefern zu lassen — meist günstiger und schneller.
5. Laufzeit prüfen: Verträge mit langer Mindestlaufzeit sind pro Meter billiger, binden aber auch dann, wenn die Frist früher endet.
6. Vernichtung gleich mitbeauftragen, damit nach Fristablauf keine zweite Ausschreibung nötig ist.

Für einen belastbaren Vergleich brauchen Sie drei Angaben: laufende Meter, geschätzte Zugriffe im Jahr und die verbleibende Restfrist. Mit diesen drei Zahlen lassen sich Angebote in wenigen Minuten gegenüberstellen — Anbieter dafür finden Sie über Aktenlagerung.