Drei Fristen, nicht eine
„Steuerunterlagen“ ist keine Kategorie des Gesetzes. Die Abgabenordnung unterscheidet in § 147 Abs. 1 fünf Arten von Unterlagen und ordnet ihnen in Abs. 3 unterschiedliche Fristen zu. Seit 2025 sind es drei verschiedene Dauern: zehn, acht und sechs Jahre.
| Frist | Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zum Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen — dazu gehört die Verfahrensdokumentation | § 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege aller Art: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbelege, Lohnabrechnungen, Reise- und Bewirtungsbelege | § 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Verträge, Versandpapiere, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO |
Fristbeginn und die Rechnung dahinter
Alle Fristen beginnen nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht, das Dokument erstellt oder empfangen oder der Vertrag beendet wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren: acht Jahre, gerechnet ab Ende 2026.
Bei Büchern und Aufzeichnungen zählt der letzte Eintrag, bei Jahresabschlüssen das Datum der Feststellung, bei Verträgen das Ende der Laufzeit. Ein Mietvertrag von 2015, der 2026 endet, ist also nicht 2021 frei, sondern erst Ende 2032.
| Unterlage | Ereignis | Frei ab |
|---|---|---|
| Jahresabschluss 2025 (festgestellt 2026) | Feststellung 2026 | 01.01.2037 |
| Eingangsrechnung vom 10.04.2026 | Ausstellung 2026 | 01.01.2035 |
| Geschäftsbrief vom 03.09.2026 | Empfang 2026 | 01.01.2033 |
| Mietvertrag, Laufzeit bis 30.06.2026 | Vertragsende 2026 | 01.01.2033 |
Die Ausnahme, die alles überlagert: die Festsetzungsfrist
Unabhängig von den Regelfristen dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, solange sie für eine Steuerfestsetzung bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das betrifft insbesondere begonnene Außenprüfungen, vorläufige Steuerfestsetzungen, anhängige Rechtsbehelfsverfahren und Fälle mit Verdacht auf Steuerverkürzung. Auch bei einem laufenden oder absehbaren Rechtsstreit gilt: aufbewahren, bis die Sache rechtskräftig entschieden ist.
Die Festsetzungsfrist selbst beträgt für Steuern regelmäßig vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Nr. 2 AO). Sie verlängert sich auf fünf Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung und auf zehn Jahre bei Steuerhinterziehung. Ihr Beginn wird durch die Anlaufhemmung nach § 170 Abs. 2 AO verschoben: Sie startet erst mit dem Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde.
- Wer die Erklärung für 2024 erst 2026 abgibt, verschiebt damit den Beginn der Festsetzungsfrist auf Ende 2026 — die Unterlagen bleiben entsprechend länger bedeutsam.
- Eine begonnene Außenprüfung hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist (§ 171 Abs. 4 AO), teilweise über Jahre. Solange darf nichts vernichtet werden, was die Prüfung betrifft.
- Bei vorläufiger Steuerfestsetzung nach § 165 AO bleibt der betroffene Sachverhalt offen — auch hier gilt die Aufbewahrung fort.
- Ein anhängiger Einspruch oder eine Klage hemmt ebenfalls; hier zählt das rechtskräftige Ende des Verfahrens.
Was eine Betriebsprüfung sehen will
Bei einer Außenprüfung wird nicht die vollständige Ablage kontrolliert, sondern die Nachvollziehbarkeit einzelner Vorgänge. Fehlt dabei ein Glied in der Kette, entsteht schnell ein grundsätzlicher Zweifel.
Eine Außenprüfung arbeitet mit Stichproben, nicht mit Vollständigkeitskontrolle. Genau das macht Lücken gefährlich: Fehlt bei drei von zwanzig geprüften Vorgängen der Beleg, ist das kein Einzelfall mehr, sondern ein Hinweis auf ein systematisches Problem — und rechtfertigt aus Sicht des Prüfers eine Schätzung für den gesamten Zeitraum. Diese sechs Punkte stehen üblicherweise im Mittelpunkt.
- Verfahrensdokumentation — häufig die erste Frage überhaupt, weil sie zeigt, wie das System arbeitet.
- Zugriff auf die steuerrelevanten Daten: unmittelbar im System (Z1), über Auswertungen (Z2) oder als Datenträgerüberlassung (Z3) nach § 147 Abs. 6 AO.
- Belegnachweis zu Stichproben aus dem Journal — Beleg zur Buchung und Buchung zum Beleg.
- Kassenführung bei Bargeschäften: Kassenbuch, Tagesabschlüsse, Programmierprotokolle, Bedienungsanleitung des Kassensystems.
- Nachweise zu Auslandssachverhalten und Verrechnungspreisen, soweit relevant.
- Vollständigkeit der Reihen: fehlende Belegnummern fallen sofort auf.
Wird der Datenzugriff nicht ermöglicht, kann ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 € und 250.000 € festgesetzt werden (§ 146 Abs. 2c AO). Das trifft in der Praxis vor allem Betriebe, deren Altsystem nach einem Softwarewechsel nicht mehr lesbar ist — ein Grund, bei jedem Wechsel die Auswertbarkeit der Altdaten sicherzustellen. Was das Archiv dafür können muss, steht unter GoBD-konform archivieren.
Digitale Steuerunterlagen
Für die Form gilt: Was digital entstanden ist, bleibt digital. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht, weil dabei die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht. Das betrifft mehr Unterlagen, als vielen bewusst ist.
- Elektronische Kontoauszüge aus dem Online-Banking
- PDF-Rechnungen und E-Rechnungen mit XML-Teil
- Kassendaten aus elektronischen Kassensystemen, inklusive Einzelaufzeichnungen
- Belege aus Buchhaltungs- und Rechnungssoftware
- Steuererklärungen und Bescheide, die elektronisch übermittelt wurden
- E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt — sie gelten als Handelsbriefe
Bei einem Systemwechsel ist die Migration der Altdaten Pflicht, nicht Option: Die Daten müssen über die gesamte Frist maschinell auswertbar bleiben. Alternativ bleibt das Altsystem lesbar in Betrieb — was oft teurer ist als eine saubere Migration.
Aufräumen mit System
- Bestand nach Unterlagenart trennen, nicht nur nach Jahr: Abschlüsse und Bücher in einen Stapel, Belege in einen zweiten, Korrespondenz in einen dritten.
- Fristen anwenden: Stand 2026 sind Belege bis einschließlich 2017 frei, Korrespondenz bis 2019, Abschlüsse bis 2015.
- Offene Verfahren abfragen und die betroffenen Jahre zurückstellen.
- Freigabe schriftlich festhalten, damit später nachvollziehbar ist, wer was auf welcher Grundlage vernichtet hat.
- Vernichtung mindestens in Stufe P-4 beauftragen und das Zertifikat zur Buchhaltung nehmen.
- Für den Restbestand entscheiden: Akten digitalisieren lassen, wenn er gebraucht wird — Aktenlagerung, wenn er nur wartet.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom 29. Juli 2026 allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall eine längere Frist gilt — etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Rechtsstreits oder einer noch offenen Steuerfestsetzung — klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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Daniel Werner
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Verwendete Quellen
- § 147 Abs. 1 und 3 AO
- § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff)
- § 146 Abs. 2c AO (Verzögerungsgeld)
- § 158 AO
- § 162 AO
- § 165 AO
- § 169 AO
- § 171 Abs. 4 AO
- § 257 HGB
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