Aufbewahrungsfrist für Patientenakten: zehn Jahre — und die Ausnahmen

Der Grundsatz: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung

Die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Das steht in § 630f Abs. 3 BGB und gilt für alle Behandelnden — Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Heilpraktiker, Hebammen. Dieselbe Frist enthalten die Berufsordnungen der Landesärztekammern nach dem Muster von § 10 der Musterberufsordnung.

Entscheidend ist der Anknüpfungspunkt: Gezählt wird ab dem **Abschluss der Behandlung**, nicht ab dem Eintrag oder dem Kalenderjahresende wie im Steuerrecht. Bei einer chronischen Erkrankung mit Behandlungen über Jahre beginnt die Frist also erst mit dem letzten Kontakt. Bei einer einmaligen Konsultation läuft sie ab diesem Termin.

Die längeren Fristen im Einzelnen

Für mehrere Unterlagenarten gelten eigene, längere Fristen. Sie ergeben sich aus dem Strahlenschutzrecht, dem Transfusionsgesetz und dem Arbeitsschutz — und sie sind der Grund, warum ein Praxisarchiv nicht in einem Zug behandelt werden kann.

Die kaufmännische Seite der Praxis folgt dagegen dem Steuerrecht: Abrechnungsunterlagen, Kontoauszüge und Buchhaltungsbelege unterliegen den Fristen aus § 147 AO — seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse. Das ist im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen aufgeschlüsselt und betrifft die Praxis genauso wie jedes andere Unternehmen.

Warum längere Aufbewahrung im eigenen Interesse liegt

Die zehn Jahre sind eine Aufbewahrungs**pflicht**. Für die eigene Verteidigung im Haftungsfall können sie zu kurz sein, und das ist der Punkt, an dem sich die Interessen von Datenschutz und Beweissicherung widersprechen.

Ansprüche aus einem Behandlungsfehler verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren — aber die Frist beginnt erst, wenn der Patient von Schaden und Person Kenntnis erlangt. Die absolute Grenze liegt nach § 199 Abs. 2 BGB bei dreißig Jahren ab dem schädigenden Ereignis. Ein Vorwurf kann eine Praxis also noch Jahrzehnte später erreichen — und ohne Dokumentation trägt die Behandlungsseite die Beweisnot: Fehlt die Aufzeichnung einer aufklärungspflichtigen Maßnahme, wird nach § 630h Abs. 3 BGB vermutet, dass sie nicht erfolgt ist.

Daraus folgt eine unbequeme Abwägung. Die DSGVO verlangt Löschung nach Zweckerfüllung, das Haftungsrisiko spricht für längere Aufbewahrung. In der Praxis wird der Zweck „Beweissicherung im Haftungsfall“ als Rechtsgrundlage für eine längere Speicherung herangezogen — belastbar dokumentiert im Löschkonzept, nicht als stilles Nichtstun. Wie ein solches Konzept aufgebaut wird, steht unter Löschkonzept nach DSGVO.

Praxisaufgabe und Übergabe: das Zwei-Schrank-Modell

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Praxis. Wer aufgibt, muss sicherstellen, dass die Akten über die restliche Frist verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben — und das kollidiert mit der Schweigepflicht, sobald ein Nachfolger übernimmt.

Der Kern des Problems: Die Weitergabe von Patientenakten an einen Nachfolger ist eine Offenbarung von Geheimnissen im Sinne von § 203 StGB. Sie ist nur zulässig, wenn der Patient einwilligt. Ein pauschaler Aktenverkauf mit der Praxis ist damit unzulässig — und war Gegenstand mehrerer Gerichtsentscheidungen.

Die anerkannte Lösung ist das Zwei-Schrank-Modell. Der Altbestand wird getrennt vom laufenden Betrieb verwahrt — im Bild der verschlossene Schrank, auf den nur der bisherige Behandler Zugriff hat. Erscheint ein Patient beim Nachfolger, willigt er in die Einsichtnahme ein, und erst dann wandert seine Akte in den Bestand der übernommenen Praxis. Ohne Einwilligung bleibt sie im ersten Schrank, bis ihre Frist abgelaufen ist.

1. Restfristen ermitteln: Welche Akten müssen wie lange bleiben? Strahlenbehandlungen und Blutprodukte gesondert erfassen, sie tragen die dreißigjährige Frist.
2. Aktenbestand trennen: laufende Behandlungsfälle, abgeschlossene Fälle innerhalb der Frist, Akten mit abgelaufener Frist.
3. Abgelaufenes vernichten lassen — Patientenakten gehören wegen der Gesundheitsdaten in Sicherheitsstufe P-5 nach DIN 66399.
4. Für den Restbestand die Verwahrung regeln: eigene Verwahrung, externes Archiv oder — mit Einwilligung — Übergabe an den Nachfolger.
5. Verwahrvereinbarung schriftlich fassen, inklusive Zugriffsregeln und Zuständigkeit für Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO.
6. Patienten informieren, wo ihre Unterlagen liegen und an wen sie sich wenden können.

Elektronische Akten und Digitalisierung des Altbestands

§ 630f Abs. 1 BGB erlaubt die Führung der Patientenakte in elektronischer Form ausdrücklich. Verlangt wird, dass Berichtigungen und Änderungen erkennbar bleiben und der ursprüngliche Inhalt weiterhin feststellbar ist — inhaltlich dieselbe Anforderung an Unveränderbarkeit, die auch das Steuerrecht kennt.

Für die Digitalisierung eines Papierbestands heißt das: Der Scan muss vollständig und lesbar sein, die Ablage muss Änderungen protokollieren, und der Vorgang gehört dokumentiert. Wer den Papierbestand danach vernichten will, sollte die Vollständigkeitsprüfung besonders sorgfältig anlegen — bei einer Patientenakte ist eine fehlende Seite im Haftungsfall gravierender als bei einem Buchungsbeleg. Die technischen Anforderungen sind unter revisionssichere Archivierung beschrieben.

Zwei Punkte kommen bei Gesundheitsdaten hinzu. Erstens sind sie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, was höhere Anforderungen an Zugriffsschutz und Verschlüsselung stellt. Zweitens ist ein externer Dienstleister, der solche Akten scannt oder lagert, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — und die Übergabe berührt § 203 StGB. Seit der Reform von 2017 ist die Einbeziehung von Dienstleistern zulässig, wenn sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden; das gehört ausdrücklich in den Vertrag.